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In dieser Hilfestellung wird beschrieben, wie Sie in der Lohnsoftware "LobuOnline" ein Beschäftigungsverbot korrekt hinterlegen.
Das Beschäftigungsverbot ist im Mutterschutzgesetz verankert und dient dem Schutz für werdende und stillende Mütter. Hat Ihre Mitarbeiterin Sie als Arbeitgeber über die Schwangerschaft informiert, muss sich der Arbeitgeber an das Mutterschutzgesetz halten und hinsichtlich der auszuführenden Tätigkeiten besondere Rücksicht nehmen.
Man unterscheidet i.d.R. zwischen generellen und individuellen Beschäftigungsverboten.
Generelle Beschäftigungsverbote gelten für alle werdenden oder stillenden Mütter, ohne Rücksicht auf ihren persönlichen Gesundheitszustand oder ihre körperliche Verfassung. Die Beschäftigung ist insbesondere dann untersagt, wenn:
Individuelle Beschäftigungsverbote gelten nur in Verbindung mit einem ärztlichen Attest und berücksichtigen dabei den individuellen Gesundheitszustand der Schwangeren.
Mitarbeiterinnen bekommen im Falle des Beschäftigungsverbots ihr Arbeitsentgelt weiter bezahlt. In diesem Fall nutzen Sie bei der Lohnerfassung die Lohnart LA 141 anstelle der bisher genutzten Lohnart (z.B. LA 099 für Gehalt oder LA 151 für Stundenlohn, etc.). Über die Umlage U2 erhalten Sie als Arbeitgeber das Bruttoentgelt der Mitarbeiterin und anteilig die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (die Höhe legt jede Kasse in ihrer Satzung fest) von der Krankenkasse erstattet.
Für eine korrekte Erfassung und Erstattung durch die Krankenkasse sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
a) die Lohnart LA 141 "Beschäftigungsverbot" muss im Firmenstamm vorhanden sein und bei der entsprechenden Mitarbeiterin Verwendung finden
b) Ihre Bankverbindung muss im Firmenstamm hinterlegt sein
c) der Erstattungsantrag muss erstellt werden
Bevor Sie mit dem Anlegen des Erstattungsantrages beginnen, sollten Sie im 1. Schritt überprüfen, ob die Lohnart LA 141 in Ihrer Firma vorhanden ist. Wenn nicht, sollte diese noch hinzugefügt werden.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Hauptmenü unter "Bearbeiten" den Punkt "Firma" aus.
2. Wählen Sie die Registerkarte "Lohnarten" aus.
3. Klicken Sie auf "Neu".
4. Sortieren Sie die Lohnarten über die Spaltenüberschrift "LA".
5. Wählen Sie die Lohnart "141 Beschäftigungsverbot" aus.
6. Klicken Sie auf "Übernehmen".
Die LA 141 wurde nun Ihrem Firmenstamm hinzugefügt und der Sachverhalt "Beschäftigungsverbot" kann bei Ihren Mitarbeiterinnen erfasst werden.
Nun müssen Sie im nächsten Schritt die "Erstattungsfähigkeit bei Beschäftigungsverbot" aus den bisher für die Vergütung verwendeten Lohnarten (z.B. LA 099 Gehalt, LA 154 Aushilfslohn, etc.) entfernen:
1. Wählen Sie im Hauptmenü unter "Bearbeiten" den Punkt "Firma“ aus.
2. Wählen Sie die Registerkarte "Lohnarten" aus.
3. Sortieren die Lohnarten über die Spaltenüberschrift "LA".
4. Markieren Sie die entsprechende Lohnart (z.B. LA 099 Gehalt, LA 154 Aushilfslohn, etc.).
5. Klicken Sie auf "Ändern".
6. Prüfen Sie, dass bei "Erstattungsfähig bei Beschäftigungsverbot“ kein Haken gesetzt ist.
7. Klicken Sie auf "Übernehmen".
Somit wird sichergestellt, dass in den Erstattungsantrag nur der Betrag aus der Lohnart LA 141 mit einbezogen wird.
In diesem Beispiel ist die Mitarbeiterin im Zeitraum ab 16.04.2021 im ärztlich verordneten Beschäftigungsverbot und erhält Lohnfortzahlung durch ihren Arbeitgeber. Das Bruttoentgelt beträgt 2.000,00 EUR pro Monat. Für die Lohnfortzahlung im Zeitraum 04.2021 stellt der Arbeitgeber bei der Krankenkasse der Mitarbeiterin einen Erstattungsantrag.
Für die Abbildung auf dem Lohnschein empfehlen wir die bisherigen Stammbezüge zu löschen und unter den Monatsdaten die Teilmonate (Gehalt und Beschäftigungsverbot) anteilig getrennt zu erfassen.
1. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten/Personal“ zunächst die betreffende Mitarbeiterin aus.
2. Wechseln Sie anschließend im rechten Bereich unter "Stammdaten" in die Registerkarte "Lohnarten", markieren das bisherige Gehalt und löschen (oder begrenzen) die Lohnart für die Stammbezüge, da diese nun nicht mehr für den gesamten Zeitraum gültig ist. Bestätigen Sie anschließend die Löschung noch im Folgefenster.
Bitte beachten Sie:
→ Wird bisher eine Bruttokürzungslohnart (z.B. LA 098 oder LA 899 wg. Entgeltumwandlung für eine Direktversicherung) im Zusammenhang mit der Basislohnart LA 099 verwendet, so ist diese LA für den Zeitraum des Beschäftigungsverbots aus dem Personalstamm zu entfernen (oder zu begrenzen).
Erfassen Sie im nächsten Schritt unter den "Monatsdaten" in der Registerkarte "Lohn und Gehalt" die Entgelte für die beiden Teilzeiträume im Januar. Die Lohnart 141 nutzen Sie für die Zeit des Beschäftigungsverbots ab dem 16.04.2021.
Für die Aufsplittung des Gesamtgehalts im Zeitraum, in dem das Beschäftigungsverbot beginnt, können Sie sich an der Kürzungsmethode des Programms orientieren (30stel Methode) oder Sie nutzen eine andere, gängige Formel zur Berechnung (z.B. arbeitstäglich, kalendertäglich etc.).
Im gezeigten Beispiel ist der Rechenweg nach der 30stel Methode folgender: Gehaltszahlung: 2.000,- EUR : 30 Tage x 15 Tage = 1.000,00 EUR (die Gehaltszahlung für die ersten 15 Tage wird mit der LA 099 erfasst)Beschäftigungsverbot: 2.000,- EUR : 30 Tage x 15 Tage = 1.000,00 EUR (ab dem 16.04.2021 wird dann für weitere 15 Tage die LA 141 verwendet)
→ Bei Gehaltsempfängern erfolgt eine Erstattung aus der Lohnart LA 141, welche beim Mitarbeiter entweder in den Stammdaten oder Monatsdaten verwendet werden kann.
→ Bei Mitarbeitern, die auf Stundenlohnbasis abgerechnet werden, erfassen Sie bitte die auf den Zeitraum des Beschäftigungsverbots entfallenden Arbeitsstunden (Ausfallstunden) unter der Lohnart LA 141.
→ Für Sachverhalte, bei denen einen Bruttokürzung erforderlich wird, müssten Sie nun für den Zeitraum des Beschäftigungsverbots die zur Basislohnart LA 141 gehöhrende Bruttokürzungslohnart LA 941 verwenden (diese ist, sofern noch nicht vorhanden, analog LA 141 im Firmenstamm noch hinzuzufügen, vgl. hier).
1. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Personal" aus. Es öffnet sich der Personalstamm.
2. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.
3. Klicken Sie auf "Monatsdaten" und "Erstattung AAG".
4. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
5. Wählen Sie den Punkt "Beschäftigungsverbot" aus und klicken auf "Weiter".
6. Tragen Sie nun bei "Beschäftigungsverbot von" und "bis" den Zeitraum ein und wählen Sie bei "Art des Verbotes", ob es sich um ein generelles oder individuelles Beschäftigungsverbot handelt. Tragen Sie den mutmaßlichen Geburtstermin ein.
7. Klicken Sie nun auf "Weiter".
8. Es öffnet sich eine Zusammenfassung. Wenn Sie mit den Daten zufrieden sind, klicken Sie auf "Speichern".
Nun wurde der Erstattungsantrag angelegt.
Mit dem Abspeichern wird automatisch auch die Fehlzeit "Beschäftigungsverbot" im Kalender unter "Urlaubs- und Fehlzeiten" gelb markiert hinterlegt.
Den Erstattungsantrag überprüfen Sie bitte in einer vorläufigen Abrechnung (vgl. Protokoll unter den Auswertungslisten).
Mit der nächsten endgültigen Lohnabrechnung wird dann der Erstattungsantrag an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Die Rückerstattung erfolgt dann auf die bei der Krankenkasse angegebene Bankverbindung. (siehe hierzu unter Hinweise)
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Handelt es sich um ein Teilbeschäftigungsverbot (Mitarbeiterin darf z.B. von 8h täglich nur noch 4h arbeiten) und die Mitarbeiterin erkrankt, sind für zwei Sachverhalte Erstattungen auszuführen (Beschäftigungsverbot und Lohnfortzahlung bei Krankheit). Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die zuständige a.b.s.-Niederlassung.
Überprüfen Sie unter "Bearbeiten" → "Firma" in der Registerkarte "Allgemein", ob hier Ihre korrekte Bankverbindung erfasst wurde. Diese ist für die Rückerstattung durch die Krankenkasse zwingend erforderlich.
