Personaldokumente hochladen

Einleitung

Erfahren Sie, wie Sie Dokumente Ihrer Mitarbeiter hochladen und somit digital bereitstellen, um die Unterlagen sicher verwalten und einsehen zu können.

Bedingungen

Sie müssen als Arbeitgeber die Zusatzfunktion "Digitale Personalakte" bei a.b.s. gebucht haben.

Vorgehensweise

1. Wählen Sie das Menü "Personalakte" (linke Seite) aus.

2. Klicken Sie danach auf die Mitarbeiterauswahl und wählen den Mitarbeiter aus, für den Sie Dokumente hochladen möchten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei-Upload".

4. Wählen Sie eine Dokumentart aus, nach der die Dokumente in der Personalakte gegliedert werden. Möglich sind aktuell:

Arbeitsverhältnis
Aus- und Weiterbildung
Behörden & Institutionen
Bewerbungsverfahren
Sonstiges

5. Klicken Sie in das Feld "Datei" und wählen die entsprechende Datei aus Ihrem Speicherverzeichnis (z.B. Dokumentenordner auf Ihrer Festplatte oder auf einem externen Speichermedium (USB-Stick)).

6. Erfassen Sie optional im Feld "Bezeichnung" eine neue Datei-Bezeichnung - ohne Angabe der Datei-Endung.

7. Entscheiden Sie mit dem Häkchen, ob Sie das Dokument auch für Ihren Mitarbeiter freigeben möchten.

8. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Hochladen".
(In unserem Beispiel wurde für den Mitarbeiter Walter Ost die Datei "Arbeitsvertrag.pdf" vom Firmen-PC für das Hochladen ausgewählt und die Bezeichnung in "Arbeitsvertrag_Walter Ost_2021" umbenannt bzw. näher bezeichnet. Die Dateiendung wurde nicht geändert.)

Wiederholen Sie die Schritte 3. bis 8. um weitere Dokumente in Ihre Personalakte des Mitarbeiters zu laden und so z.B. alle Bewerbungsunterlagen und/oder weitere Dokumente im Rahmen des Arbeitsverhältnisses vollständig und digital vorliegen zu haben. Mehrere Dokumente sind nur einzeln und nacheinander in die Personalakte zu laden.

9. Die geladene Datei steht danach bei den Dokumenten des jeweiligen Mitarbeiters archiviert zur Verfügung. Auch Ihr Mitarbeiter sieht die Dokumente in dieser Form, sofern Sie die Freigabe pro Dokument erteilt haben.

Hinweise

Achten Sie beim Digitalisieren darauf, dass die Dokumente klar und lesbar hochgeladen werden.
Überprüfen Sie die ausgewählten Dateien vor dem Upload, insbesondere auf die korrekte Mitarbeiterauswahl.
Definieren Sie vor Beginn sinnvolle Dateinamen und Beschreibungen, um eine klare Struktur in Ihren Akten anzulegen.

Dokumentenarten

Die Dokumentenarten sind aktuell nicht durch Sie beliebig erweiterbar. Bitte kontaktieren Sie das a.b.s.-Serviceteam, um neue Dokumentenarten aufzunehmen.

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