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Für der Einschätzung, ob ein Dienstfahrrad für einen Arbeitnehmer in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen ist oder nicht, kommt es auf die Finanzierung des Dienstrads an.
a) Finanzierung durch den Arbeitgeber
Wird ein Dienstrad dem Arbeitnehmer zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt gewährt, bleiben die daraus resultierenden Vorteile für die Bereitstellung eines betrieblichen Fahrrads steuerfrei (aktuell bis Ende 2030). Diese Steuerbefreiung gilt sowohl für herkömmliche Fahrräder als auch für Pedelecs (E-Bikes mit Motorunterstützung bis 25 km/h). Die steuerfreien Vorteile müssen nicht in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.
b) Finanzierung durch Gehaltsumwandlung des Arbeitnehmers
In diesem Fall entrichtet der Arbeitnehmer die Leasingrate des Dienstrades durch Kürzung (Umwandlung) seines regulären Arbeitsentgeltes an den Arbeitgeber. Der geldwerte Vorteil (Sachbezug) für die Nutzung des Dienstrades wird vom Arbeitnehmer (ähnlich einem Firmenwagen) in Höhe von 1 % des geviertelten und auf volle 100 € abgerundeten Bruttolistenpreises versteuert.
Konkret wird also der geldwerte Vorteil lt. Finanzbehörden wie folgt berechnet: Die unverbindliche Preisempfehlung (UVP) des Fahrrads geteilt durch 4 und auf volle 100 € abgerundet. Von diesem Betrag wird dann 1% als Sachbezug zum Gehaltsbrutto hinzugerechnet und versteuert.
Für das weitere Vorgehen ist die Finanzierung des Dienstrades über eine Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers Voraussetzung (Abzug der Leasingrate vom Bruttoentgelt).
In der nachfolgenden Anleitung wird beschrieben, wie Sie die Dienstrad-Nutzung komfortabel über einen Assistenten einrichten können.
1. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten → Personal" die Personalnummer bzw. die Person aus, für die das Dienstrad als Sachbezug in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen ist.
2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Assistenten“.
3. Wählen Sie den Assistent „Jobrad zur privaten Nutzung“.
4. Bestätigen Sie mit „Start“.
5. Im 1. Schritt hinterlegen Sie, ob das Dienstrad in Form einer Gehaltsumwandlung oder Gehaltsextra (also zusätzlich zum Entgelt) zur Verfügung gestellt wird und klicken dann auf „Weiter“.
Soll das Dienstrad (Fahrrad oder Pedelec) der Person zusätzlich zum Arbeitsentgelt überlassen werden, entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei privater Nutzung und der Vorgang kann hier abgebrochen werden.
In unserem Beispiel soll eine Gehaltsumwandlung bei der ausgewählten Mitarbeiterin erfolgen.
6. Wenn Sie sich für die Gehaltsumwandlung entschieden haben, sind im 2. Schritt die folgenden Angaben erforderlich:
In unserem Beispiel überlässt ein Arbeitgeber einer Arbeitnehmerin ein Dienstrad mit einem Listenpreis (UVP) von 2.800 €. Die Nutzungsrate/Leasingrate beträgt 110 € und soll von der Arbeitnehmerin bezahlt werden. Die Arbeitnehmerin bezieht ein Gehalt, welches mit der Lohnart LA 099 in der Lohnabrechnung abgebildet wird.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Weiter“.
7. Im 3. Schritt des Assistenten werden die errechneten Beträge inkl. der entsprechenden Lohnarten noch einmal zusammengefasst dargestellt. In unserem Beispiel wurde
Mit dem Klick auf „Speichern“ schließen Sie die Bearbeitung ab und die Lohnarten werden in den Personalstamm übernommen.
8. Die für die Abrechnung des Dienstrads relevanten Lohnarten wurden zusätzlich bei der Personalnummer (hier PNR 7 für die Mitarbeiterin Frau Sabine Gesetzlich) in den Stammdaten gespeichert und sind hier auch änderbar.
Bei dieser Hilfe handelt es sich um eine unverbindliche Auskunft, die nur den Standardfall beschreibt. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers oder das Finanzamt.