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Dieser Artikel bietet eine detaillierte Anleitung für Arbeitgeber, die über die Lohnsoftware "LobuOnline" eine Sofortmeldung für ihre Angestellten abgeben müssen.
Die Sofortmeldepflicht betrifft Unternehmen in folgenden Branchen:
1. Klicken Sie auf "Extras | Einstellungen | Reg. Module".
2. Aktivieren Sie das Modul "Sofort-Anmeldungen zur Sozialversicherung".
Für eine detailierte Beschreibung zur Aktivierung von Modulen orientieren Sie sich an der Hilfestellung "Module/Zusatzleistungen aktivieren".
1. Klicken Sie auf "Bearbeiten | Firma".
2. Öffnen Sie das Register "Extras".
3. Aktivieren Sie die Option "Sofortmeldungen (Grund 20) bei Eintritt erstellen".
Um eine Sofortmeldung effizient zu erstellen und die Eingabe von fiktiven Daten zu verhindern, wurde die neue Personengruppe "990 Sofortmeldung" eingeführt. Diese Personengruppe kann genutzt werden, wenn nur rudimentäre Personaldaten bekannt sind.
Falls sämtliche Personaldaten bereits vorliegen, können Sie den Personalstamm inklusive der korrekten Personengruppe vollständig erfassen, wodurch automatisch eine Sofortmeldung generiert wird. Wird demnach eine neue Personalnummer erfasst, erstellt das System für jede sv-pflichtige Personengruppe eine Sofortmeldung, unabhängig ob das Eintrittsdatum in der Vergangenheit oder Zukunft liegt.
1. Öffnen Sie auf "Bearbeiten | Personal".
2. Klicken Sie auf "Neuer Mitarbeiter".
3. Erfassen Sie neue Personalnummer, Namen, Adressdaten und Beschäftigungsdaten.
4. Geben Sie die Sozialversicherungsnummer ein oder alternativ die Geburtsdaten über die Schaltfläche "bei unbekannter Versicherungsnummer".
5. Speichern Sie die Personaldaten, indem Sie auf "Weiter" und anschließend "Speichern" klicken.
Die Sofortmeldungen Ihrer Mitarbeiter werden mit der nächsten vorläufigen Abrechnung von a.b.s. erstellt und an die Rentenversicherung übertragen.
1. Wählen Sie "Datei | Abrechnung erstellen (Datenübertragung)".
2. Wählen Sie die Option "Hinweise ignorieren".
3. Klicken Sie auf "Auswerten".
4. Das Protokoll "Sofortmeldung" steht im absPortal zur Verfügung.
Das System erkennt automatisch Änderungen am Personalstamm und storniert die Sofortmeldung bei Bedarf. Sollte der Angestellte die neue Beschäftigung nicht angetreten haben, löschen Sie die Personalnummer.
1. Öffnen Sie die Mitarbeiterbearbeitung über "Bearbeiten | Personal".
2. Klicken Sie unterhalb der Mitarbeiterauflistung auf "Austritt".
3. Bestätigen Sie die Abfrage mit "Löschen".
4. Führen Sie nun noch eine vorläufige Abrechnung durch.
Sofortmeldungen werden jeweils im aktuell bearbeiteten Zeitraum bei jeder Abrechnung (unabhängig ob vorläufig oder endgültig) automatisch erstellt und an die Rentenversicherung übertragen. Stornierungen und neue Sofortmeldungen erfolgen automatisch bei Änderungen der relevanten Daten. Wenn demnach durch einen älteren Lauf bereits eine Sofortmeldung existiert, wird für jedes Feld geprüft, ob es Änderungen gibt.
Ein Meldeprotokoll wird aus der Abrechnung generiert und enthält alle relevanten Informationen für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Die Ausgabe an den Mitarbeiter muss vom Arbeitgeber organisiert werden, ein Portalzugang für den Mitarbeiter ist bis zur endgültigen Abrechnung nicht verfügbar.
Die SV-Nummer ist für Sofortmeldungen zwingend zu verwenden. Ist diese nicht bekannt müssen die Geburtsangaben (Geburtsname, Geburtsort, Geburtsnationalität) und PLZ/Ort (bei Personengruppe 990 ist die Strasse nicht erforderlich) angeben werden, d.h. wird im Firmenstamm die sofortmeldepflicht aktiviert muss die SV-Nummer oder die Geburtsangaben erfasst werden (ohne die Angabe ist keine Sofortmeldung möglich).
Soll die Erstellung der Sofortmeldung aus der vorläufigen Abrechnung unterdrückt werden, z.B. um eine fiktive Abrechnung für einen Mitarbeiter bei dem die Einstellung noch nicht feststeht, zu ermöglichen, kann eine entsprechende neue Option unter "Bearbeiten | Personal | Reg. SV" genutzt werden.
