Personaldokumente dem Arbeitgeber bereitstellen

Einleitung

Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Arbeitgeber Dokumente für die Personalakte hochladen und somit digital bereitstellen, um die Unterlagen sicher verwalten und einsehen zu können.

Bedingungen

Ihr Arbeitgeber muss die Zusatzfunktion "Digitale Personalakte" bei a.b.s. gebucht haben.

Vorgehensweise

1. Wählen Sie das Menü "Personalakte" (linke Seite) aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei-Upload".

3. Klicken Sie in das Feld "Datei" und wählen die entsprechende Datei aus Ihrem Speicherverzeichnis (z.B. Dokumentenordner auf Ihrer Festplatte oder auf einem externen Speichermedium (USB-Stick)).

4. Erfassen Sie optional im Feld "Bezeichnung" eine neue Datei-Bezeichnung - ohne Angabe der Datei-Endung.

5. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Hochladen".
(In unserem Beispiel wurde vom Mitarbeiter Walter Ost die Datei "Weiterbildung.pdf" von seiner Festplatte für das Hochladen ausgewählt und die Bezeichnung in "Weiterbildung_Zeugnis_Hr. Ost" umbenannt. Die Dateiendung wurde nicht geändert.)

Wiederholen Sie die Schritte 2. bis 5. um weitere Dokumente in Ihre Personalakte zu laden und so z.B. alle Bewerbungsunterlagen und/oder Dokumente im Rahmen des Arbeitsverhältnisses vollständig und digital vorliegen zu haben. Mehrere Dokumente sind nur einzeln und nacheinander in Ihre Personalakte zu laden.

6. Die Datei steht nun Ihnen -und Ihrem Arbeitgeber- wie folgt zur Verfügung.

Hinweise

Achten Sie beim Digitalisieren darauf, dass die Dokumente klar und lesbar hochgeladen werden.
Überprüfen Sie die ausgewählten Dateien vor dem Upload.
Definieren Sie vor Beginn sinnvolle Dateinamen und Beschreibungen, um eine klare Struktur in Ihren Akten anzulegen.

Dokumente übernehmen

Ihr Arbeitgeber kann die von Ihnen hochgeladenen Dokumente in Ihre Personalakte übernehmen. Ggfs. stehen Sie Ihnen dann in einer anderen Struktur zur Verfügung. In seltenen Fällen, kann Ihr Arbeitgeber das Dokument für Sie auch vollständig aus Ihrer Personalakte entfernen.

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